Reglamento del Canal de Denuncias de Wingate School

Preámbulo

El presente Reglamento del Canal de Denuncias (o Sistema Interno de Información) se adopta con arreglo a lo establecido en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, así como en la normativa de protección de datos (RGPD, LOPDGDD). Su objeto es definir el procedimiento interno mediante el cual los miembros de la comunidad (personal docente, no docente, alumnado, familias, colaboradores y terceros vinculados) podrán remitir comunicaciones de irregularidades o infracciones, garantizando su confidencialidad, protección frente a represalias y una gestión diligente y transparente

Este Reglamento es obligatorio para todos los sujetos comprendidos en él, y será difundido ampliamente para asegurar que su contenido y funcionamiento sean conocidos por todos los integrantes de la comunidad educativa.

Artículo 1. Ámbito de aplicación y personas legitimadas

1. Podrá utilizar este canal cualquier persona física o jurídica vinculada o que haya estado vinculada con Wingate School —empleados/as, docentes, no docentes, alumnado, familias, proveedores, contratistas o terceros colaboradores— así como personas externas que, directa o indirectamente, dispongan de información sobre posibles infracciones.
2. También se habilita el uso del canal para personas que ya no mantengan vínculo con la institución, en el plazo legalmente aplicable, cuando dispongan de información sobre hechos ocurridos durante su vinculación.

Artículo 2. Naturaleza de la comunicación; forma; anonimato

1. Las comunicaciones podrán ser identificadas o anónimas. No será requisito obligatorio que la persona informante se identifique para que la comunicación sea admitida a trámite, salvo que la falta de datos impida la realización de una investigación mínima razonable.
2. Se recomienda que la persona informante facilite, si lo desea, datos de contacto (correo electrónico, teléfono u otros medios) para que pueda recibir notificaciones o requerimientos de aclaración.
3. Las comunicaciones podrán presentarse por cualquiera de los siguientes medios:
   • a) Escrito físico dirigido al órgano competente.
   • b) Correo electrónico seguro.
   • c) Formulario digital estructurado.
   • d) Comunicación verbal ante persona competente (documentándose por escrito, tramite acta, transcripción o grabación).
4. En caso de comunicación verbal, deberá quedar constancia documentada (acta, transcripción o grabación) con indicación de fecha, hora, contenido y persona receptora, para asegurar trazabilidad y registro.

Artículo 3. Contenido mínimo de la comunicación

1. La comunicación deberá contener, en la medida de lo posible, los siguientes elementos:
   • Descripción clara y concreta de los hechos (fecha, lugar, circunstancias relevantes).
   • Personas implicadas directamente o indirectamente, así como posibles testigos.
   • Documentos, evidencias o indicios que apoyen la comunicación.
   • Cualquier otra información que pueda contribuir al esclarecimiento.
   • Si la persona informante opta por identificarse: nombre, datos de contacto y firma (o medio equivalente).
2. La falta de alguno de estos datos no impedirá de por sí la admisión de la comunicación, si existen elementos suficientes que permitan un análisis preliminar.
3. La persona informante deberá actuar con creencia razonable en la veracidad de los hechos comunicados, conforme a lo previsto en la Ley 2/2023. Si la comunicación resultara manifiestamente falsa, podrá perder la protección que esta Ley otorga, sin perjuicio de las responsabilidades legales correspondientes.

Artículo 4. Admisión, verificación y acuse de recibo

1. El órgano competente evaluará preliminarmente la comunicación para determinar si es admisible (es decir, si compete al canal, si no es manifiestamente extemporánea o irrelevante).
2. En un plazo máximo de 7 días naturales, deberá enviarse un acuse de recibo a la persona informante (salvo que la denuncia sea anónima o que el envío comprometa la confidencialidad). Dicho acuse incluirá, al menos:
   • Número de expediente asignado.
   • Fecha de recepción oficial.
   • Indicación de que la comunicación ha sido admitida a trámite (o explicación motivada si se inadmite parcialmente).
   • Información sobre el derecho de la persona informante a seguimiento y comunicación posterior, salvo que ello comprometa el secreto o las garantías del procedimiento.
3. Si la comunicación se considera inadmisible total o parcialmente, se comunicará esa inadmisión motivada (salvo cuando la confidencialidad lo impida).
4. Todas las comunicaciones (admisiones, rechazos, acuses) quedarán registradas en el sistema interno con trazabilidad (fecha, persona competente, comentarios, estado).

Artículo 5. Investigación, alegaciones y plazos

1. Una vez admitida la comunicación, se iniciará una investigación interna con todas las diligencias necesarias.
2. Se ofrecerá a la persona afectada la oportunidad de formular alegaciones, salvo que hacerlo comprometa la identidad del informante o la confidencialidad esencial del proceso.
3. El expediente de investigación deberá concluirse en un plazo máximo de 3 meses, salvo que, por razones justificadas (por ejemplo, complejidad probatoria, exigencia de actuaciones externas), se solicite prórroga motivada, que debe comunicarse a la persona informante, con indicación de causas y del nuevo plazo.
4. Al finalizar, se elaborará un informe final motivado que contenga:
   • Exposición de hechos y cronología pertinente.
   • Valoración jurídica de los hechos denunciados.
   • Conclusiones.
   • Propuesta de medidas correctoras o sancionadoras (si procede).
   • Recomendaciones para mejoras preventivas futuras.
5. La persona informante será notificada del resultado de la investigación, en la medida en que ello no vulnere la confidencialidad del procedimiento.
6. Si durante la investigación se detecta que los hechos podrían constituir delito, se dará traslado inmediato y simultáneo al Ministerio Fiscal, conforme a lo previsto en la Ley 2/2023.

Artículo 6. Protección frente a represalias

1. Wingate School prohíbe expresamente cualquier forma de represalia, directa o indirecta, contra la persona informante por haber presentado una comunicación conforme a este reglamento.
2. Se considerarán represalias, entre otras: despido, suspensión, degradación, cambio sustancial de condiciones, denegación de ascensos, sanciones disciplinarias, exclusión, hostigamiento, menoscabo laboral o académico, discriminación, intimidación u otras medidas adversas.
3. En caso de que la persona informante alegue estar sufriendo represalias, tendrá derecho inmediato a:
   • Ser trasladada, si procede, a otra función o puesto no expuesto al riesgo, sin pérdida de su estatus o retribución.
   • Medidas cautelares adecuadas para impedir perjuicios.
   • Reparación del daño sufrido (indemnización, restitución de condiciones, etc.).
   • Seguimiento interno por el órgano competente para garantizar que no persista la represalia.
4. Cualquier actuación disciplinaria contra personas que hayan denunciado de buena fe será objeto de procedimiento propio identificado en este reglamento, con garantías de imparcialidad, motivación y posibilidad de recurso interno o externo.

Artículo 7. Confidencialidad, acceso y protección de datos

1. La identidad de la persona informante, así como de las personas afectadas, será tratada con estricta confidencialidad durante todo el proceso, salvo que exista obligación legal o judicial de divulgación.
2. El acceso a las comunicaciones, expedientes, informes y documentos del canal estará restringido únicamente a personas previamente autorizadas, identificadas y formadas, conforme al principio de necesidad estricta. Se llevará un registro de accesos (quién, cuándo, con qué finalidad).
3. El tratamiento de datos personales del canal se sujetará al RGPD, a la LOPDGDD y a las previsiones específicas de la Ley 2/2023. La base legitimadora será el cumplimiento de una obligación legal y la ejecución de la misión institucional del canal.
4. Se adoptarán medidas técnicas y organizativas apropiadas según el estado de la técnica: cifrado, autenticación robusta, control de accesos, separación de funciones, auditoría, integridad y confidencialidad.
5. Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para la investigación y resolución del caso, sin exceder de 10 años, salvo que la normativa exija un periodo mayor. Después de ese plazo, los datos deberán suprimirse o anonimizarse con garantía de no reversibilidad.
6. Las personas interesadas (informantes o afectadas) podrán ejercitar los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición o portabilidad (cuando proceda), salvo que ello comprometa la identidad del informante o el secreto del canal, conforme a las excepciones previstas en la normativa aplicable.
7. En casos de comunicaciones anónimas, si durante la investigación se requiere identificar al informante para continuar la investigación, dicha identificación se hará con límites y estrictas garantías, y siempre con motivación documentada.

Artículo 8. Registro, trazabilidad y seguimiento

1. Cada comunicación recibida generará automáticamente un número de expediente y quedará registrada en el sistema con indicación de fecha, persona evaluadora, estado y anotaciones relevantes.
2. La persona informante podrá realizar un seguimiento del estado del expediente (por ejemplo, “admitido”, “en investigación”, “prórroga”, “resuelto”, etc.), salvo cuando tal acceso comprometa la confidencialidad del proceso.
3. El estado y las actualizaciones se mantendrán actualizados en el sistema con una periodicidad razonable (mínimo mensual) para garantizar transparencia interna hacia la persona informante.
4. Todo acceso al expediente o al sistema quedará registrado (historial de acceso, usuario, fecha, acción realizada).

Artículo 9. Medidas correctoras y sancionadoras

1. Si la investigación determina que existen indicios de infracción, se propondrán las medidas correctoras, disciplinarias o sancionadoras correspondientes, de acuerdo con el régimen interno aplicable de Wingate School y con los principios de proporcionalidad, presunción de inocencia, contradicción y motivación.
2. La propuesta será sometida al órgano competente (por ejemplo, comité disciplinario) distinto del órgano investigador, para evitar conflictos de interés.
3. Las personas afectadas tendrán derecho a ser informadas de las medidas propuestas y a formular alegaciones antes de su adopción definitiva, salvo que ello comprometa gravemente la investigación.
4. La persona informante podrá ser informada (en la medida compatible con la confidencialidad) de que se han adoptado medidas, sin revelarse datos sensibles.
5. Las sanciones o medidas adoptadas deberán constar por escrito, con motivación clara y con comunicación a las partes, incluyendo los recursos o vías de impugnación disponibles.

Artículo 10. Recursos internos y externos

1. Contra las decisiones adoptadas en el ámbito del canal (inadmisiones, conclusión de la investigación, medidas propuestas) la persona informante podrá interponer recurso interno ante el órgano competente (por ejemplo, la Dirección General, el Consejo de Gobierno u órgano designado), dentro de un plazo de 15 días naturales desde la notificación de la decisión (o desde que tuvo conocimiento).
2. El órgano competente para resolver el recurso interno debe ser independiente del órgano investigador, debe motivar su resolución y fijar plazos máximos (por ejemplo, 1 mes para resolver).
3. Si la persona informante considera que el canal interno no ha actuado con diligencia, transparencia o independencia, podrá acudir al canal externo habilitado por la Autoridad Independiente de Protección del Informante (u organismo competente), sin necesidad de agotar necesariamente todas las fases del recurso interno, cuando así lo permita la normativa vigente.
4. La presentación del recurso interno no paralizará automáticamente la ejecución de las medidas adoptadas, salvo que el órgano competente acuerde expresamente su suspensión motivada.

Artículo 11. Difusión, formación y acceso al reglamento

1. Este Reglamento del Canal de Denuncias estará disponible permanentemente (gratuitamente) en la página web pública de Wingate School, en la intranet del centro y en tablones o lugares visibles del centro.
2. Se realizará formación obligatoria sobre el canal, su funcionamiento, derechos y obligaciones para todo el personal docente, no docente, alumnado mayor de edad, familias y colaboradores, tanto en el momento de incorporación como con actualización anual obligatoria. Se llevará registro documental de la formación impartida.
3. Asimismo, se adoptarán acciones periódicas de sensibilización (informes, memorias, recordatorios, cartelería interna) para mantener la cultura del canal activo dentro de la comunidad educativa.

Artículo 12. Entrada en vigor y modificaciones

1. Este Reglamento entrará en vigor el día 1 de enero de 2026 y será de aplicación a partir de esa fecha para todas las comunicaciones efectuadas con posterioridad.
2. Cualquier modificación de este Reglamento deberá ser aprobada por el órgano competente (por ejemplo, Consejo de Gobierno, Junta Directiva) previa consulta con los representantes de los grupos afectados (empleados, familias, alumnado) cuando proceda.
3. Las modificaciones serán comunicadas con antelación razonable (al menos 30 días) a toda la comunidad educativa y se incorporarán las versiones actualizadas en los medios de difusión habituales (web, intranet, tablón).
4. En ningún caso las modificaciones podrán suprimir las garantías esenciales del canal (confidencialidad, protección frente a represalias, acceso al canal externo, plazos mínimos, derechos del informante, etc.).

Disposiciones adicionales

1. Coordinación y órgano responsable del canal

Se designará un responsable del canal (persona física o equipo) que será comunicado a la Autoridad Independiente de Protección del Informante, y se garantizará que dicho responsable no esté sujeto a conflicto de intereses con las posibles materias denunciadas.

2. Política operativa interna

Junto con este Reglamento deberá existir un manual operativo o protocolo interno de tramitación detallada (etapas, funciones, niveles de autorización, criterios de priorización, instrucciones técnicas del sistema, backups, auditoría interna, etc.).

3. Supervisión interna y auditoría

Se realizará revisión periódica del funcionamiento del canal (al menos anual), con informe interno de evaluación de eficacia, cumplimientos y posibles mejoras.

4. Relación con normativa sectorial

Cuando la denuncia afecte a hechos sujetos a normativa educativa especial, protección de menores, protección de datos, blanqueo de capitales, igualdad u otros ámbitos regulados, se aplicará el régimen más estricto y se dará comunicación (o trámite) a la autoridad competente si procede.